Cahier des charges fonctionnel (CdCF) : davantage d’opportunités ?

Philippe PetitManager Offre et Expertise Achats - Secteur Public - International Cegos

Après avoir identifié le besoin, l'acheteur doit maintenant remplir un « cahier des charges fonctionnel » pour définir ce même besoin. C'est un plus en achats. Oui, mais pourquoi ? Il y a bien des avantages techniques, d’autres plutôt juridiques. Cela étant, quelques inconvénients peuvent survenir sauf si vous respectez quelques points de vigilance sur le CdCF.

CdCF : le besoin fonctionnel = résultat attendu de l’utilisateur

Tout d'abord, rappelons qu’un besoin est exprimé de manière fonctionnelle quand est décrit le résultat attendu final. Il ne faut pas confondre avec un des moyens pour l’obtenir. Par exemple, « obtenir 20 degrés centigrades » est le résultat final, et non pas « installer un bloc de climatisation de 4 000 Watt » qui est un moyen pour y parvenir. Ainsi, on répond à « c’est fait pour… » et non pas à « c’est fait de… ».

Le CdCF présentent plusieurs choix

En indiquant aux fournisseurs consultés les résultats attendus, sans imposer « la manière de faire », vous leur donnez plus de libertés. Ainsi, vous les considérez comme des « développeurs ». Toutefois, pensez à vérifier au préalable qu’ils en avaient les compétences lors de la phase de sourcing. Par conséquent, pour un même besoin, vous pouvez recevoir plusieurs offres correspondant à des solutions ou « variantes ». Ce faisant, vous accédez aux avantages suivants :

• Qualitativement, plus de critères de choix, notamment techniques. Avant, il n’y avait que le prix qui pouvait différencier des offres ;
• Quantitativement, plus d’offres à comparer pour obtenir « l’offre la plus intéressante »
  • entre les différents fournisseur (ils n’ont pas tous les mêmes savoir-faire techniques),
  • chez un même fournisseur (il en a lui-même peut-être plusieurs).
• l’innovation est alors possible, par définition.

À lire >>Une offre à un prix élevé peut s’avérer être le bon choix

Deux risques avec le cahier des charges fonctionnel

• Délai : le processus de dépouillement peut s’avérer plus long (davantage d’offres) et plus complexe techniquement (critères singuliers). Ainsi, en cas de sous-traitance urgente (manque momentané de capacité suite à une panne ou un pic d’activité), on choisira évidemment la solution éprouvée, à tout prix (ou presque) ;
• Qualité : si le savoir-faire est inconnu de l’entreprise acheteuse (pas de prescripteurs dans le domaine de la solution retenue), la validation technique de l’offre est plus délicate. Elle risque d’apporter de mauvaises surprises, d’autant plus s’il s’agit d’une innovation.

Avantage juridiquepour l’acheteur

En cas de litige (le résultat attendu n’est pas constaté), c’est au fournisseur de prouver qu’il n’est pas responsable. Par exemple, c’est à lui de faire appel à un expert pour établir qu’il a appliqué les règles de l’art. Toutefois, l’entreprise acheteuse aurait dû lui fournir telle ou telle information sur l’environnement de la prestation. Juridiquement, on dit que la « charge de la preuve » est du côté du vendeur quand contractuellement celui-ci est face à une obligation de résultat.

En outre, le fournisseur, qui de fait est considéré comme l’expert, a un devoir de conseil. C’est au fournisseur d’informer son client des contraintes réglementaires, techniques, sanitaires… Et que l’entreprise acheteuse n’est pas censée connaître puisqu’elle ne s’est pas positionnée ainsi contractuellement. Il y a un intérêt à rappeler cela dans le préambule du contrat : « L’entreprise A (acheteuse) a choisi l’entreprise B (vendeuse) pour ses compétences certifiées dans le domaine du… »

Deux points de vigilance 

• L’entreprise acheteuse a en contrepartie juridique un devoir d’information vis-à-vis du vendeur. Elle doit notamment permettre l’accès à des données sur l’environnement matériel dans lequel le fournisseur devra intervenir. Par conséquent, certaines solutions seront inenvisageables parce que dangereuses, interdites ;
• L’acheteur doit veiller à éviter la requalification en obligation de résultat suite à un excès de zèle d’un de ses collègues (risque d’immixtion). En effet, si un expert de l’entreprise acheteuse venait à imposer une manière de faire aux intervenants du fournisseur, en cas de litige, le juge pourrait considérer qu’on n’est maintenant en obligation de moyen. Par conséquent, il y aurait la disparition des avantages vus précédemment.

Sauf en cas d’urgence, le cahier des charges fonctionnel constitue le meilleur moyen de faire exprimer un besoin en interne. La difficulté, comme souvent en matière d’achat, se trouve en interne. En effet, il vous faut convaincre votre client interne de le faire dans l’intérêt de votre même employeur.

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Ecrit par

Philippe Petit

Avant de rejoindre Cegos, Philippe a pratiqué achats et ventes, notamment dans le secteur de l'automobile et la distribution spécialisée.Il conçoit, développe et fait développer des formations achat et anime un réseau d'intervenants, acheteurs, juristes et financiers. Il dirige également une formation diplômante "Responsable achats".Par ailleurs, il est auteur et co-auteur de :• Toute la fonction achats, Dunod• La boîte à outils de l’acheteur, Dunod• Toute la fonction management, Dunod

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