Les réseaux sociaux d’entreprise s’imposent peu à peu dans les organisations ; comme l’ont fait avant eux, les réseaux sociaux, comme Facebook ou Viadeo sur Internet. Auront-ils le même succès ? Ont-ils une réelle utilité, en entreprise ? Qu'est-ce c'est, concrètement, un réseau social d'entreprise ? Explications sur un changement annoncé.
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Qu’est qu’un réseau social d’entreprise ?
Un Facebook interne ? En quelque sorte, sur le principe. Beaucoup moins, sur la finalité. Le réseau interne d’entreprise n’a pas pour vocation de « distraire le personnel ». Une crainte qui revient souvent (comme en son temps, celle de donner accès à Internet aux salariés). Un réseau social d’entreprise vise au contraire l’efficacité collective. Facebook aura sans nul doute servi de référence et d’inspiration à la fonction fondamentale d’un réseau social d’entreprise : l’annuaire enrichi.
C’est sur cette première brique, un annuaire enrichi, que repose un réseau social d’entreprise. Une fonction qui fut de la même manière, la vocation initiale de Facebook, lors de sa mise au service des étudiants de l’université d’Harvard (en 2004).
Sur un réseau social d’entreprise les salariés sont invités à renseigner, eux-mêmes, leur profil. Comme ils le font, en tant que particuliers, sur Facebook. En indiquant leurs expériences, leurs compétences, leurs centres d’intérêt. A eux encore, de choisir la photo de leur profil. Voir d’en ajouter d’autres. C’est une petite révolution : l’institution livre à chacun de ses salariés, le soin de remplir son CV, de construire et d’illustrer son profil. Bien sûr une partie des informations peut-être renseignée par la DRH de l’entreprise (les coordonnées, le titre de la fonction,…) ; l’autre étant laissée à la guise du salarié.
Participer à des communautés professionnelles
Un RSE, puisque l’on résume ainsi le réseau social d’entreprise, permet donc, à chaque salarié, d’adhérer à des communautés d’expertise ou d’intérêt, voire d’en créer de nouvelles. Telles qu'on les connaît sur Facebook, Linkedin ou Viadeo.
Ces communautés doivent-elles être ouvertes, ou seulement réservées à certains salariés de l’entreprise ? Doivent-elles être strictement professionnelles ou traiter de sujets non-professionnels ? Tout dépend bien sûr de la culture d’entreprise et il n’y a pas de réponse tranchée. Toutefois, la réussite d’un réseau social, fut-il d’entreprise, passe certainement par l’esprit d’ouverture dont il se nourrit par nature. Il semble aussi que la liberté d’action des participants soit encore le meilleur gage de réussite, comme en témoigne le réseau social d’entreprise d’Alcaltel-Lucent.
Communication en temps réel
La communication entre individus, l’échange d’information, occupe une place de plus en plus importante dans l’exercice d’un métier. A l’image des réseaux sociaux grand public, le réseau social d’entreprise permet ainsi de communiquer en direct. Via un « mur » similaire à celui de Facebook, où tous les abonnés publient leurs contributions en temps réel, ou avec une messagerie instantanée (comme MSN ou Communicator), voire encore des outils de micro-blogging (comme Twitter ou Tumblr). Des solutions de communication instantanée, intégrées au réseau social d’entreprise (RSE).
Ces fonctionnalités de communication directe pourraient même reléguer l’e-mail à un mode de communication du passé (Thierry Breton, PDG d’Atos Origin, partisan de ces nouvelles plates-formes sociales d’entreprise, en a même fait son mot d’ordre).
Interface d’agrégation autour du profil
Le réseau social d’entreprise permet encore d’agréger des contenus, autour d’un profil. Les documents que ce membre du réseau a conçu ou diffusé ; les modifications et apports qu’il leur a ajouté ; les recommandations ou les réserves qu’il a pu y apporter.
Le profil d’un collaborateur indique son parcours, ses références, ses expertises ; mais aussi les contributions apportées, à tel ou tel document, partagé sur le réseau d’entreprise.
L’intérêt ? A partir d’un simple message, échangé avec un interlocuteur, sur un thème donné, il devient facile d’accéder et de visualiser les documents sur lesquels il a travaillé, contribué. Plus encore, de connaître les participations et évaluations, données par tous les autres membres de cette communauté d’intérêt, sur ce même document.
Collaboration simultanée
Le réseau social d’entreprise favorise le travail en équipe ; il devient possible de travailler à plusieurs simultanément sur même document partagé. Mieux, certaines solutions de réseaux sociaux d’entreprise proposent de partager seulement une section seulement d’un document avec des collaborateurs identifiés. Cette collaboration en temps réel est évidemment rendue possible grâce au « Cloud », cet espace de stockage sur le réseau, dans lequel le document sauvegardé est partagé par tous, dans une version unique.
Par ailleurs, ces réflexes de collaboration en temps réel sont très ancrés dans les comportements des jeunes salariés, habitués et demandeurs d’outils similaires aux médias sociaux qu’ils ont l’habitude d’utiliser.
Quel est l’intérêt d’un réseau social d’entreprise ?
Pour l’individu
- La convivialité de l’interface : un réseau social est plus simple, plus intuitif et beaucoup agréable à utiliser qu’un système de gestion documentaire…
- Le salarié peut indiquer sur son profil des informations que l’entreprise ne connaît pas. Ces informations peuvent servir ou faire connaître une référence ou une expertise professionnelle (et même parfois extra-professionnelle qui peut directement ou non servir les intérêts de l’entreprise).
- Le réseau social d’entreprise permet créer du lien entre des salariés partageant un même centre d’intérêt, de décloisonner, de fédérer les équipes.
- En laissant davantage de place à l’individu dans la structure, en lui offrant plus de visibilité dans l’entreprise, le réseau social d’entreprise encourage la créativité et l’invention.
Pour les groupes et les communautés professionnelles
Qu’il s’agisse de groupes de travail thématique ou de groupes projet, le réseau social d’entreprise permet :
- D’identifier des experts ou des contributeurs invisibles autrement dans l’entreprise ;
- De faciliter le travail en commun et de renforcer la cohésion d’équipe ;
- De faire que les compétences se révèlent et s’expriment au cours d’un projet, ou sur une thématique définie ;
- D’aider le pilote d’un groupe à prendre des décisions ; il peut s’appuyer sur l’opinion de chacun et l’intelligence de tous, pour réduire les incertitudes.
Pour l’entreprise
Au final, c’est bien évidemment à l’organisation elle-même que le RSE doit servir et il le fait à plus d’un titre :
- En laissant une (plus grande) place à l’individu dans l’organisation, une preuve de son existence, le réseau social d’entreprise renforce le sentiment d’appartenance de chacun, ce qui constitue un indéniable levier de motivation ;
- Le temps réel et le partage de document réduit les process de décisions ; les projets avancent plus vite ;
- L’entreprise peut mieux Identifier les compétences, mieux repérer les ressources et optimiser la gestion prévisionnelle des emplois ;
- Le RSE permet de catalyser les connaissances individuelles, de les consolider et de les capitaliser ;
- Utiliser les outils de son temps reste le meilleur investissement pour l’avenir…
Des outils pour le RSE
Quelques solutions de réseaux sociaux d’entreprise, dont un screencast très clair qui présente les fonctionnalités du réseau social d’entreprise de la solution knowlege plazza :
Quels sont les risques des réseaux sociaux d'entreprise ? Quel est leur impact sur la communication et le management ?
Ce que changent les réseaux sociaux d'entreprise (2/2)
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Pour aller plus loin
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