Buts et principes d’une opération BBZ
Déroulé de la méthode
L’approche BBZ (budget base zéro) a de nouveau le vent en poupe. En période de transformation de l’entreprise, cette approche, en obligeant les équipes à se poser les bonnes questions dans le cadre d'une revue systématique et critique des activités, permet d’identifier des sources d’économies durables (15 à 20%). Celles-ci seront alors disponibles pour être investies dans de nouveaux projets porteurs de croissance et de rentabilité.
Buts et principes d’une opération BBZ
Les buts poursuivis par une opération BBZ visent à obtenir une réduction rationnelle et effective des frais de fonctionnement des fonctions supports (production, commercial, administrative) dès le prochain budget.
Une telle opération permet :
- aux responsables, de mesurer le volume d’activité de leurs services et le niveau de qualité de leurs prestations, et de les rapprocher du coût des services rendus ;
- à la direction, de choisir les prestations effectuées par les fonctions supports, ainsi que les niveaux de qualité nécessaires, et de réorienter les dépenses vers les missions prioritaires.
Le BBZ permet de présenter les budgets, sous forme de dépenses nécessaires à l’accomplissement de missions définies, et autorise donc les responsables à effectuer des choix sur ces budgets.
Réaliser un budget selon la démarche BBZ repose sur quelques principes d'analyse :
- Il n’y a pas de situation acquise : la recherche de la compétence et de la performance passe par la remise en cause des tâches accomplies et de la façon de les accomplir.
- Toute dépense doit se justifier par un service rendu : il faut trouver la « raison d’être » de chaque coût et ne pas se contenter de le reconduire.
- Il existe plusieurs façons de rendre un service : Centralisation/décentralisation, Intégration/sous-traitance, Prendre l’avion/téléconférence.
- …Et différents niveaux de qualité pour chaque façon : Première classe, Tourist, Charter.
Déroulé de la méthode
On distingue 3 grandes étapes.
1) Préparation de la démarche budgétaire
Elle consiste à lancer l’opération et créer le comité BBZ. La direction générale fixe les objectifs, les moyens, les règles du jeu (essentiellement vis-à-vis du personnel pouvant être touché par les résultats de l’opération). Le comité BBZ est chargé de planifier et piloter les travaux : volume des travaux, calendrier, champ d’application de l’opération, responsables concernés. Il intègre le contrôleur de gestion, qui formera les responsables à la méthode, et le DRH qui accompagnera les mobilités futures.
2) Travaux au sein des unités opérationnelles
Il s’agit, pour chaque responsable de département, avec son équipe, de :
- Faire le diagnostic du département : identification des missions, recherche des indicateurs de résultat, repérage des liaisons principales avec les autres départements.
- Rechercher des alternatives pour chaque mission : éventuellement comparaison avec les méthodes utilisées dans d’autres départements accomplissant les mêmes travaux, choix et justification d’une solution, repérage des alternatives non immédiatement retenues, mais pouvant faire l’objet d’un plan à plus long terme ou d’études.
- Déterminer des niveaux de service : inventaire des prestations dans l’alternative retenue (définition, moyens nécessaires, coût, travaux effectués), définition d’une version de base (50 à 70% des coûts actuels), classement des prestations restantes, par ordre décroissantes.
3) Arbitrage budgétaire : choix et décisions
Le BBZ vise à proposer des choix plutôt que prévoir des dépenses. Les choix sont réalisés en deux étapes :
- Classements : consolidation des propositions par département, et au global. On limite les discussions sur les classements des ajouts pouvant faire l’objet d’une suppression ou d’une introduction. Le « manifestement indispensable » et le « manifestement caduc » sont automatiquement classés.
- Décisions du Comité de Direction : détermination de la barre budgétaire, choix des alternatives à mettre en place dans le cadre d’un plan à plus long terme, lancement d’études en profondeur pour régler les problèmes complexes décelés.
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