La réduction des coûts de fonctionnement associée à la fusion des dispositifs

Le fonctionnement actuel des dispositifs de pilotage de la conformité a un coût élevé dans de nombreux groupes cotés, du fait de l’existence d’un travail en silos des différents services (contrôle interne, conformité, audit interne, etc.).

De quels coûts de fonctionnement parlons-nous ?

Les coûts directs associés au fonctionnement de ces dispositifs sont les suivants : masse salariale des équipes dédiées, honoraires des experts, consultants et commissaires aux comptes, coûts des progiciels dédiés de stockage des autoévaluations, tests, plans d’action correctifs.

Cependant, la majorité des coûts associés à ces dispositifs est générée :

• par le temps passé par les opérationnels à s’auto-évaluer au titre de l’efficacité du contrôle interne,
• à tracer les alertes,
• à documenter les activités de contrôle réalisées, etc.

La création d’un dispositif de conformité intégré permettra de réaliser les économies de coûts suivantes :

• Création d’un corps d’évaluateurs «  unique » (suppression des différences entre auditeur internes, contrôleurs internes, testeurs, auditeurs qualité, etc.) intégrant dans leur questionnement l’ensemble des thématiques ;
• Demande unique d’information aux opérationnels par cette équipe d’évaluateurs intégrée ;
• Mutualisation de la documentation et des enregistrements – communs entre qualité et contrôle interne (produire des procédures intégrant les deux dimensionnement, procéder à des enregistrements communs entre qualité et contrôle interne).

Fluidifier la prise de décision

L’un des objectifs majeurs associés à la création d’un dispositif de pilotage intégré est de fluidifier la prise de décision, et ceci via les variables d’action ci-dessous :

• Production de tableaux de bord intégrés incluant l’ensemble des indicateurs (risques, pilotage, performance, etc.) associés aux différents indicateurs ;
• Organisation de revues de processus et de revues de direction intégrées permettant de passer en revue et d’évaluer dans une même réunion d’une journée l’ensemble des dispositifs ;
• Proposition d’une seule typologie de plans d’action correctifs embarqués dans un même share point, quel que soit le dispositif analysé -ceci permettant d’accélérer leur taux de transformation en terme de mise en œuvre.

Repositionner des dispositifs en quête de légitimité et devant créer de la valeur

Les dispositifs de pilotage de la conformité sont souvent perçus, à juste titre dans une posture » gardiens du temple », s’assurant de l’application de règles définies par l’organisation, en phase avec des exigences réglementaires.

La  création d’un dispositif de pilotage de conformité intégré devrait permettre de concilier, outre cette dimension non négociable (il faut en effet des gendarmes dans l’entreprise !), la dimension « partenaire d’affaire », lorsque cela est envisageable. C’est-à-dire permettre de pousser la performance opérationnelle via des plans d’actions correctifs allant dans ce sens.

A ce jour, la majorité des plans d’action proposés se concentrent trop sur la sécurisation des processus et de projets, et pas assez sur la dimension valeur ajoutée des dispositifs de conformité attendue par les managers opérationnels.

Pour aller plus loin, retrouvez l’intégralité de notre dossier sur le Pilotage intégré de la performance et de la conformité.