Le compte rendu de réunion remplit plusieurs fonctions. Il constitue la mémoire de ce qui s’est dit au cours de la réunion et permet de capitaliser les expériences et les projets. Il apporte également aux absents l’essentiel des échanges. Il permet enfin de suivre l’avancement des décisions et plans d’action.
Je vous propose de voir ce qui le rend efficace.
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Trois grands types de comptes rendus
Il y a 3 grands types de compte rendu selon la nature de la réunion et les besoins des destinataires du compte rendu.
Le procès-verbal
Il ne concerne que les réunions de type « officielles » : assemblée générale, conseil d’administration, réunion du CE, etc. Le procès-verbal est généralement assez long. Il se veut exhaustif et très fidèle aux échanges. Chacun des protagonistes doit y retrouver ses propos. Le procès-verbal est structuré dans l’ordre des débats.
Le compte rendu synthétique
Il concerne toutes les réunions. Il n’a pas le caractère d’exhaustivité du procès-verbal et ne rapporte l’intégralité des propos des participants. Le rédacteur ne donne que les grandes lignes des échanges. Pour chaque point de l’ordre du jour il rapporte l’essentiel de ce qui a été dit, les conclusions auxquelles le groupe est parvenu et les décisions prises.
Le relevé de décisions
Il ne rapporte que les décisions. Il se présente sous forme d’un tableau réalisé sur Word voire sur Excel pour utiliser les fonctions de recherche. On peut le joindre en annexe à un compte rendu plus étoffé.
Un compte rendu efficace
Un document fidèle et objectif
Il est sans ajout, sans omission, ni interprétation : on ne fait pas dire aux participants ce qu’ils n’ont pas dit, on ne supprime pas d’information importante, on n’ajoute pas d’informations qui n’ont pas été données lors de la réunion.
Le simple fait de sélectionner des informations pour synthétiser les idées émises introduit déjà une distorsion. Il importe donc d’être vigilant pour conserver le maximum d’objectivité.
Toutefois, au contraire du procès-verbal qui se veut fidèle à la lettre, le compte rendu se contente d’être fidèle à l’esprit des débats. Il n’est pas indispensable de savoir qui a dit quoi ni de relever tous les propos échangés.
Un document pratique
Le lecteur doit y trouver rapidement l’information cherchée. C’est pourquoi il doit être structuré, c'est-à-dire comporter un plan. Le plus souvent, il suffit de reprendre l’ordre du jour de la réunion. Si cette dernière n’avait pas d’ordre du jour, il faudrait créer un plan thématique à partir des sujets abordés.
Pour être pratique, le compte rendu doit aussi être synthétique, c'est-à-dire ne retenir que l’essentiel des idées. Il doit être également être complet, c'est-à-dire reprendre tout l’essentiel des idées. L’important et la principale difficulté étant distinguer l’essentiel de l’accessoire.
Pour être pratique, il doit également être clair et facile à comprendre. Nécessite-t-il pour autant d’être entièrement rédigé ? Tout dépend de sa destination.
Un document adapté à l'usage
S’il est destiné à un usage interne (réunion de service par exemple), il ne nécessite pas une rédaction soignée. Il suffit qu’il soit compréhensible, les idées peuvent être reprises sous forme de liste à puces, par exemple.
Pour un usage externe, compte rendu de réunion destiné à des clients par exemple, une rédaction plus soignée sera nécessaire.
Dans tous les cas de figure, il est à noter, qu’un document rédigé, dans lequel les différentes idées sont reliées est plus agréable et plus facile à lire qu’un autre. Tout dépend en somme du temps dont on dispose et de l’utilisation du document.
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