Dans votre entreprise, les échanges sont saisis en direct sous Outlook pendant la réunion afin de produire des comptes-rendus rapides. C’est pratique, mais tout bien réfléchi, cette technique est loin d’être idéale. Comment éviter de rebasculer dans les comptes-rendus sous Word, tout en gardant la convivialité d’Outlook ?
Comptes-rendus rapides sous Outlook : chic on critique !
De grandes entités et de petites proposent aux participants de saisir en direct les comptes-rendus sous Outlook.
Principaux avantages pour les lecteurs ?Ils n’ont aucune pièce jointe à ouvrir. En effet, le contenu est directement visible et le texte est responsive lors d’une consultation sur une tablette ou un smartphone. Second avantage : la recherche par mot clé fonctionne très bien sous Outlook.
Principales limites : les commentaires, ajouts, précisions d’un ou plusieurs destinataires. Quand le compte-rendu n’a pas été validé en amont, on s’y perd ! Autre inconvénient : la recherche du compte-rendu dans les mails reçus. Les mots clés, c’est parfait. Mais si 30 messages contiennent le même, c’est compliqué.
Avantages des comptes-rendus sous OneNote
Sous OneNote, vos notes sont saisies dans le Bloc-notes de votre choix. D’ailleurs, vous pouvez en ouvrir un ou plusieurs, à votre convenance. Les partages sont rapides, et chaque personne concernée par un partage peut interagir à volonté.
Autre avantage, OneNote est lié à Outlook. Vous venez de saisir des Notes dans unBloc-Notes ? Le partage des informations vers les participants se fait en un clic ! En outre, les corrections, ajouts, compléments s’affichent directement dans le bloc-notes partagé.
Enfin, OneNote scanne vos blocs-notes en une fraction de seconde pour y trouver un mot-clé. Sans conteste, OneNote est l’outil collaboratif le plus instinctif et pratique de la suite Pack Office.
Un bémol tout de même : s’il est possible d’utiliser les Styles, la fonction Table des matières est absente des menus. Tout comme la fonction PDF puisqu’elle ne présente aucune utilité ici. Mais… vous pourrez, bien sûr, Envoyer vos notes vers Word après saisie. Comparé aux avantages, cet unique inconvénient importe peu.
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Comment relier une réunion à OneNote ?
Avez-vous déjà remarqué l’icône OneNote visible dans tout Rendez-vous Outlook ? Pour Inviter des personnes et ajouter un lien vers un bloc-notes déjà partagé avec l’équipe via SharePoint ou OneDrive : cliquez sur Partager les notes avec la réunion, sélectionnez le bloc-notes partagé, le lien s’ajoute à l’invitation. Les invités pourront le suivre pour accéder à la page de notes.
Pour ouvrir une Page de notes sous un bloc personnel : cliquez sur Prendre vos propres notes, choisissez un Bloc-notes et une Section. Cette option confortable permet de saisir vos notes, puis de les partager via Outlook après relecture (via l’icône Envoyer la page par courrier électronique).
Comment relier OneNote à Outlook ?
Placez-vous dans le bloc-notes concerné par la réunion (ex. : un bloc-notes projet, le bloc-notes « tableau de bord et budget » de l’année, etc.).
Pour lier une page à une réunion : activez l’onglet ACCUEIL puis cliquez sur l’icône Détails de la réunion. Dans le calendrier, cliquez sur la réunion (ou cliquez sur Choisir une réunion un autre jour). Sélectionnez la réunion puis cliquez sur Insérer des détails.
À l’issue de la réunion, partagez vos notes via Outlook après relecture (via l’icône Envoyer la page par courrier électronique).
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