Intégrez en 1 clic les couleurs de votre entreprise dans vos documents Office

Vous souhaitez gagner du temps pour réaliser vos documents professionnels ? Voici comment intégrer en 1 clic les couleurs et polices de caractères de votre entreprise. La fonctionnalité « magique » à exploiter ? Ce sont les thèmes ! Dans notre cas, il s’agit de créer un nouveau thème, porteur de l’univers graphique de votre entreprise, pour l’appliquer dans un document Word, une présentation PowerPoint ou un classeur Excel. Découvrez comment procéder.

1. Identifier les couleurs et polices de caractères de votre entreprise

Dans un premier temps, vous devez identifier les couleurs et les polices de caractères intégrées à la charte graphique de votre entreprise. Ces informations sont certainement hébergées sur votre Intranet ou bien accessibles auprès du service Communication ou Marketing.

Pour chaque couleur, l’objectif est de connaître son code RVB (Rouge, Vert, Bleu) ou RGB en anglais (Red, Green, Blue). Ce code est composé de 3 nombres compris entre 0 et 255 exprimant la quantité de Rouge, de Vert ou de Bleu utile à la composition de la couleur. Par exemple, le code RVB de la couleur rouge est (255, 0,0).

2. Créer le jeu de couleurs

Dans Word, Excel ou PowerPoint, le jeu de couleurs est composé de 12 couleurs :

• 4 couleurs dédiées à la combinaison du texte et de l’arrière-plan (texte sombre / arrière-plan clair ou texte clair / arrière-plan sombre)
• 6 couleurs d’accentuation qui permettront de mettre en évidence certaines parties de vos documents
• 2 couleurs pour les liens hypertextes (la première pour les liens non visités et la deuxième pour les liens visités)

Pour créer le jeu de couleurs, ouvrez une présentation Powerpoint, si possible le modèle fourni par votre entreprise ou une présentation vierge le cas échéant.

Dans le ruban, activez l’onglet "Création", cliquez sur la flèche de choix du groupe "Variantes" puis sur "Couleurs" et enfin sur "Personnaliser les couleurs".

Le jeu de couleurs par défaut s’affiche. Pour redéfinir chacune des 12 couleurs, cliquez sur la flèche de choix située à droite de la couleur, sélectionnez "Autres couleurs" puis, dans l’onglet "Personnalisées", saisissez le code RVB et cliquez sur "Ok".

Une fois les 12 couleurs définies, donnez un nom au nouveau jeu de couleurs (par exemple le nom de votre entreprise).

Cliquez sur "Enregistrer". Votre jeu de couleurs est créé.

3. Créer le jeu de polices

Le jeu de polices est composé de 2 polices de caractères : une pour les titres, l’autre pour le corps du texte. Conservez ouverte la présentation PowerPoint contenant le nouveau jeu de couleurs puis, dans l’onglet "Création", cliquez sur la flèche de choix du groupe "Variantes", sélectionnez "Polices" puis "Personnaliser les polices".

Sélectionnez la police de caractères dédiée aux titres puis celle dédiée au corps de texte. Donnez un nom au nouveau jeu de polices (par exemple le nom de votre entreprise) puis cliquez sur "Enregistrer". Votre jeu de polices est créé.

4. Créer le thème de votre entreprise

Pour créer le thème de votre entreprise, conservez ouverte la présentation contenant les nouveaux jeux de couleurs et de polices puis, dans l’onglet "Création", cliquez sur la flèche de choix du groupe "Thèmes" et sélectionnez "Enregistrer le thème actif". Donnez un nom (par exemple le nom de votre entreprise) puis cliquez sur "Enregistrer". Le thème de votre entreprise est créé. Pour votre information, il s’agit d’un fichier de type « .thmx ».

5. Appliquer le thème à un document Word, Excel ou PowerPoint

Quel que soit le logiciel, le thème nouvellement créé sera automatiquement accessible dans la rubrique "Personnalisé" de la galerie des thèmes (cette galerie se situe dans l’onglet "Création" pour Word et PowerPoint et dans l’onglet "Mise en page" pour Excel). Ouvrez la galerie des thèmes puis cliquez sur votre thème pour l’appliquer à votre document.

Dorénavant, dans toutes les listes de choix relatives aux polices de caractères ou aux couleurs, vous trouverez les jeux préalablement définis dans votre thème. Ils apparaissent en premier sous les titres « Polices de thème » et « Couleurs du thème ».

Autre point important : tous les textes, schémas ou graphiques de votre document qui utilisaient initialement une police ou une couleur de thème s’adaptent automatiquement au nouveau thème… En changeant de thème, il est donc possible d’agir sur la présentation globale d’un document ! Ce qui illustre toute la puissance de cette fonctionnalité « magique » !

Pour aller plus loin, je vous recommande les formations Cegos suivantes :

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• Spécial Assistant(e)s : Gagner du temps, s'organiser et gérer les priorités
• Spécial Assistant(e)s : Les 5 clés de l'excellence professionnelle

Ecrit par

Hélène Tellitocci

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