Exercer le rôle de tuteur : une expérience enrichissante !

En qualité d’assistante de direction dans un grand groupe, Anne Remon a eu l’occasion d’exercer le rôle de tuteur auprès de plusieurs stagiaires.

Dans cet article, elle a souhaité nous faire part de son expérience.

Réussir un tandem bien huilé avec son stagiaire

Assistante de direction trilingue chez Robert Bosch France SAS depuis 27 ans, ma hiérarchie m’a confié la charge de piloter un stagiaire, « native speaker », allemand ou britannique, pour une durée de 6 à 7 mois.

Ceci implique le renouvellement d’un intéressant processus de recrutement et d’une recherche de logement conjointement avec le stagiaire.

Notre quatrième stagiaire est arrivée le premier octobre. Avant elle, se sont succédées des intérimaires (durée maximum 4 mois) ou des stagiaires de 3^ème en stage d’observation. Je ne reviendrai pas sur ces expériences bien qu’elles m’aient permis de repérer les différentes situations d’apprentissage.

Mon objectif ici est de vous faire partager les avantages et les inconvénients du tutorat en entreprise et de vous faire envie de donner une chance à des jeunes souhaitant acquérir une première expérience professionnelle.

Le statut du stagiaire

Le stagiaire n’est pas un salarié. Une convention de stage tripartite est indispensable : contrat avec l’école ou l’université, l’entreprise et le stagiaire. En effet, le stage doit être en relation avec le cursus. Aucun stage ne peut être conclu pour un remplacement provisoire, pour un emploi saisonnier ou pour occuper un emploi permanent.

La loi oblige depuis 2009 à verser un salaire minimal fixé à 30 % du smic, soit 417,09 € net par mois pour 35h par semaine. Les stagiaires reçoivent une gratification suivant une grille de compétences pouvant monter jusque 900 € (Bac + 5). À cela s’ajoute la possibilité d’attribuer une prime de satisfaction égale à 5 % des sommes versées.

Il arrive que l’entreprise prenne aussi en charge une partie de l’hébergement, du déjeuner ou du transport.

Impôts : si la durée du stage est supérieure à 3 mois, les revenus doivent être déclarés. À l’issue de cette déclaration, le stagiaire est imposable ou non, selon l’indemnité reçue.

Protection sociale : le stagiaire reste affilié au régime de Sécurité sociale (étudiant, ayant droit de ses parents ou couverture maladie universelle). Cependant, il bénéficie de la législation sur les accidents du travail et les maladies professionnelles.

Période d’essai : la durée du stage effectué dans le cadre des études est prise en compte dans la durée de la période d’essai. Mais celle-ci ne pourra être réduite de plus de moitié.

Le principe du tandem

Dès le premier jour, je mets l’accent sur la transparence. Le stagiaire et le tuteur doivent être impliqués pour que la transparence ne soit pas entachée. Les collaborateurs me confient leurs tâches et les délais : nous gérons ensemble.

Nous avons un tableau des tâches à réaliser (objet, objectif, qui fait quoi, date) et faisons le point des affaires en cours le matin, au besoin autour d’un café, et à 14h.

J’ai présenté un slide à l’ensemble des collaborateurs constituant la base du tandem. Il me permet de faire comprendre à chacun que le tutorat ne consiste pas « refiler la patate chaude » (se débarrasser des tâches routinières ou difficiles).

Le tutorat exige un effort de délégation et de responsabilisation : charger la stagiaire d’un dossier en lui donnant toutes les informations pour prendre la bonne décision.

Guider, motiver et animer sont trois mots importants d’une relation tuteur-stagiaire.

Les avantages pour les collaborateurs et le tuteur

• Œil neuf pour chaque collaborateur : apport d’idées nouvelles
• Approches différentes (personnalités différentes à gérer)
• Apprendre à savoir apprendre
• Faire des retours d’expérience
• S'initier à l'encadrement (liste des tâches, entretiens, rapports hebdomadaires à l’École ou à Université)
• Transmettre le métier de l’assistanat et parler des formations que j’ai eu la chance de suivre (gestion des conflits, interculturel franco-allemand, ateliers EUMA)
• Apprendre à comprendre les attentes et les besoins de chacun
• Identifier les points de difficultés et les conflits potentiels en réalisant des entretiens face-to-face
• Faire une évaluation du degré de montée en compétences : traçabilité des actions réalisées
• Réaliser des modes opératoires
• Informer les jeunes sur l’Association EUMA, sur le réseautage, sur le réseau des assistantes créé en interne
• Accroître le nombre de membres EUMA

Les inconvénients pour les collaborateurs et le tuteur :

• « Rebelote » tous les 6 mois : le stagiaire souhaite rester… le tuteur recommence l’apprentissage et les répétitions
• Nécessité de bien relire et contrôler le travail du stagiaire
• On ne peut pas tout confier. Par exemple, aucune aide à espérer pour la rédaction des ordres du jour de réunions ou la prise de notes et la rédaction de comptes rendus (pas assez d’expérience sur les affaires en cours).

Le début du stage : prenons nos marques

Revenons au premier jour et à la première semaine.

Mon rôle est de créer les conditions d’une bonne intégration de la stagiaire : organisation de déjeuners en commun avec les collègues, de déjeuners en face-to-face une à deux fois par semaine, déjeuner le mercredi avec les autres stagiaires de Bosch issus tous de niveaux différents, déjeuner-tandem avec une assistante permettant d’utiliser les langues de manière conviviale.

Préparons l’organigramme du département, des brochures sur Bosch (trilingues : connaître les produits et savoir comment les traduire).

Pensons à anticiper les difficultés du stagiaire et prenons le temps de réfléchir aux connaissances à transmettre.

Le fait de prévoir deux rendez-vous de travail permet aux deux parties de regrouper les questions et évite les dérangements intempestifs.

Au cours du stage : le travail dans la bonne humeur !

Le tandem doit être bien huilé et attractif pour les deux parties et les trente-cinq  collaborateurs. Il implique une recherche de travail présentant de l’intérêt pour les deux parties, d’où un partage et un positionnement de ma part dans l’accompagnement : mener l’autre vers l’autonomie.

Nous appliquons la règle des 4D (Delay, Drop, Delegate, Do).

Nous échangeons CD et lectures de tous types. Quand la pression et le stress sont là pour des actions immédiates, nous nous disons toujours que l’on pourra déguster de bons moments : relire ensemble des documents trilingues (allemand-anglais-français) et relever les coquilles en indiquant bien le pourquoi de la correction. J’apporte également des « Canard Enchaîné » histoire de voir les jeux de mots truculents de la langue française. Nous relevons également les coquilles dans les tracts syndicaux. Tout est fondé sur l’amélioration continue de nos langues, en particulier, dans la bonne humeur, le développement des compétences relationnelles.

La fin du stage

Nous organisons un « pot d’adieu » pour notre stagiaire (à sa grande surprise) et elle repart toujours avec les doux messages de l’équipe et ses cadeaux ! Une manière à nous de la remercier !

Pour ma part, le contact est gardé et la stagiaire devient presque toujours une amie !

Conclusion :

Sachez qu’une prime de 3000 euros est accordée aux entreprises qui embauchent leurs stagiaires en CDI.

D’autre part, « l’apprentissage permet au manager de se constituer un vivier de jeunes déjà intégrés à la culture de l’entreprise » (selon Marie-Noëlle Rushe, Chef de Projet à la Chambre de Commerce et d’Industrie de Paris).

Accompagner un stagiaire c’est également une manière de garder contact avec les évolutions de la théorie de son métier, telle qu’elle est enseignée par l’organisme de formation.

Et pour moi, le regard neuf du stagiaire va de pair avec un tuteur à l’écoute.

Anne Remon

Membre Active EUMA

www.freelang.com

anne.remon@gmail.com

Bibliographie :

« Le Guide des Stages des Etudiants en Entreprise » sur le Portail Etudiant du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche : www.étudiant.gouv.fr

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Ecrit par

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