Ecrire un mail : 3 bonnes pratiques pour gagner du temps

Nous approchons du nouvel an, bientôt l’époque des bonnes résolutions ! Voici 3 bonnes pratiques pour gagner du temps lors de l’écriture de vos mails dans Outlook. A consommer sans modération dès janvier !

1/ Transformer automatiquement vos abréviations en expressions complètes

Vous utilisez certainement des abréviations pour vos prises de notes manuscrites. Par exemple, « cad » pour l’expression « c’est-à-dire » ou « cdt » pour « Cordialement». En intégrant ces abréviations dans Outlook, vous ferez en sorte qu’elles se transforment automatiquement en expressions complètes. Le saviez-vous ? Il suffit de personnaliser les options de correction automatique, c’est tout simple et … magique !

Voici la procédure :

Cliquer sur Fichier puis Options. Dans la partie gauche de la boîte de dialogue, cliquer sur Courrier puis dans la partie droite, sur Orthographe et correction automatique puis sur Options de correction automatique.

Dans la zone Correction en cours de frappe, saisir l’abréviation sous Remplacer : puis l’expression complète sous Par : Cliquer sur le bouton Ajouter pour ajouter cette correction automatique à la liste existante.

Intégrer l’ensemble de vos abréviations usuelles puis quitter les options d’Outlook en cliquant trois fois sur OK.

Par la suite lors de la saisie d’un mail, en tapant l’abréviation suivie de la barre d’espacement, l’expression complète s’insèrera automatiquement.

2/ Insérer automatiquement des parties de message

Vos mails contiennent régulièrement les mêmes phrases, les mêmes tableaux ou les mêmes illustrations ? Inutile de les créer chaque fois. En enregistrant ces parties répétitives dans vos composants QuickPart, vous les insérerez très vite dans n’importe quel mail.

Voici la procédure :

Ouvrir un mail contenant la partie répétitive et sélectionner cette partie. Dans l’onglet Insertion du ruban, cliquer sur QuickPart puis Enregistrer la sélection dans la galerie des composants QuickPart.

Dans la zone Nom, donner un nom à votre composant QuickPart (dans notre cas « site »). Préférer un nom court plus facile à utiliser ensuite. Cliquer sur OK.

Par la suite, pour rappeler le contenu d’un composant QuickPart dans un nouveau mail, vous avez deux possibilités :

• dans l’onglet Insertion du ruban, cliquer sur QuickPart et choisir le composant parmi ceux proposés dans la galerie.
• ou taper son nom (dans notre cas « site ») suivi de la touche fonction F3.

3/ Créer des modèles utilisables à tout moment

Vous écrivez régulièrement les mêmes messages ou des messages très similaires ? Inutile de les écrire de A à Z chaque fois ou de vous embarrasser de copier/coller laborieux issus d’anciens mails. Confectionnez une bibliothèque de modèles utilisables à tout moment.

Voici la procédure :

Ouvrir le mail que vous souhaitez enregistrer comme modèle. Cliquer sur l’onglet Fichier du ruban puis  Enregistrer sous. Sélectionner Modèle Outlook (*.oft) dans la zone Type, attribuer un nom dans la zone Nom de fichier et cliquer sur Enregistrer. Votre mail est enregistré dans votre bibliothèque de modèles.

Pour créer un nouveau mail basé sur ce modèle, dans l’onglet Accueil du ruban, cliquer sur Nouveaux éléments, Autres éléments, Choisir un formulaire. Dans la liste déroulante Regarder dedans, choisir Modèles dans le fichier système.

Choisir le modèle (dans notre exemple, deux modèles sont disponibles : Devis ou Documentation) puis cliquer sur Ouvrir. Un nouveau mail s’ouvre automatiquement reproduisant l’intégralité du modèle : les destinataires, l’objet, le corps du mail, les éventuelles pièces jointes, …

Et voilà !

Pour aller plus loin, nous vous proposons les formations Cegos suivantes :

• Gagner du temps et s'organiser avec Outlook et OneNote 2010
• Gagner du temps et s'organiser avec Outlook et OneNote 2013
• Gagner du temps et s'organiser avec Outlook et OneNote 2016

Ecrit par

Hélène Tellitocci

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