Manager et assistant : quels ressorts de communication ?

Assistants

Dans un article publié le 4 novembre, nous avons détaillé une partie des résultats de l'enquête de l'Observatoire Cegos sur la collaboration manager et assistant. Cet article présente la suite des résultats.

les comportements qui facilitent la collaboration
les apports majeurs de l'assistant
la méthode de l'enquête

Les comportements qui facilitent la collaboration

Au quotidien, un certain nombre de comportements du manager et de l’assistant rendent la collaboration plus aisée.

1 . Quelles sont les attentes vis-à-vis du manager En tout premier lieu, on retrouve l’importance d’un bon accès à l’information pour l’assistant. 64% des personnes attendent de leur manager qu’il les informe sur les enjeux, les dossiers en cours et les partenaires de travail. Une attente proche vient en troisième position avec 52% : savoir se rendre disponible pour assurer des points de suivi réguliers avec l’assistant.

Ce sont là des attentes très professionnelles. Elles viennent bien avant les attentes portant sur la reconnaissance du travail bien fait. Savoir dire quand un travail est bien fait et savoir remercier viennent en fin du classement avec 22% et 16%. Faut-il en conclure que les managers savent manifester leur satisfaction, mais qu’ils ne savent pas bien informer leurs collaborateurs ?

Autre attente importante avec 62% : la nécessité que le manager ait conscience de la valeur ajoutée que l’assistant peut apporter. Cette prise de conscience est effectivement fondamentale. Elle est indispensable pour une délégation des tâches et une répartition différentes des activités entre manager et assistant. De mon expérience de formateur, ne peux dire que beaucoup d’assistants regrettent que leur manager ne pense pas davantage à déléguer et ne sachent pas toujours quelles activités l’assistant est en capacité de prendre en charge.

2 . Quels sont les engagements de l’assistant ?

L’engagement majeur de l’assistant est dans sa capacité à s’adapter. 56% des personnes pensent que l’assistant doit savoir s’adapter pour bien collaborer avec son manager. L’adaptation est effectivement une attente forte des entreprises et une nécessité dans l’environnement professionnel mouvant actuel.

Viennent ensuite la capacité à être force de proposition (50%) et la proactivité (49%). Ces points font écho à l’attente que le manager ait conscience de la valeur ajoutée possible de l’assistant. Pour que l’assistant soit force de proposition, il faut que le manager soit prêt à entendre ces propositions, car il en perçoit la valeur ajoutée.

Tout ceci passe par une bonne connaissance des projets et enjeux de son manager (48%) et par une compréhension de ses intérêts professionnels et personnels (39%).

Les apports majeurs de l’assistant

1 . Soutien à la communication et aux relations internes et externes
La quasi-totalité des personnes interrogées pense que l’assistant à un rôle à jouer dans la qualité de la communication (95%), quel que soit le poste qu’il occupe. La majorité pense également avoir un rôle à jouer sur le climat de travail de leur équipe et avoir un impact positif sur celui-ci (90%).

Une bonne connaissance des besoins et des réactions des personnes (85%) leur permet d’avoir un rôle dans la prévention et la gestion des conflits (73%).
En revanche, les assistants ne sont plus qu’un tiers à animer des réunions (36%) ou des groupes de travail (32%).

2 . Soutien à l’information
Plus de 8 assistants sur 10 cherchent à optimiser la mise à disposition des informations à destination de leur équipe et près de 8 sur 10 déclarent maîtriser parfaitement les techniques de recherches avancées sur internet.
76% des assistants ont une idée précise des grands enjeux et dossiers du moment pour le manager et 67% a une idée précise des informations dont le manager a besoin.

3 . Aide à la décision
88% des assistants se déclarent attentifs à déceler les besoins ou problèmes de leur équipe et 86% proposent des solutions à leur manager. Ils argumentent leurs propositions dans 77% des cas. Si près des deux-tiers estiment avoir un rôle d’appui et de conseil vis-à-vis de leur manager, ils ne sont cependant qu’un quart à participer aux réunions stratégiques.

4 . Organisation de l’action
Tous les assistants mettent en premier rang leur capacité à faire face avec souplesse et méthode aux urgences et imprévus (94%).
85% apportent une assistance au manager et à l’équipe dans l’utilisation des outils bureautiques ou de l’information et de la communication.

La méthode de l’enquête

1 . La structure du questionnaire d’enquête
Pour structurer le questionnaire, nous avons choisi d’utiliser les finalités du métier telles qu’elles ont été définies pour la refonte du BTS assistant de manager. Tous nos remerciements à Madame Brigitte DORIATH, Inspectrice Générale de l’Éducation Nationale pour cet emprunt.

Soulignons le rôle important joué par la profession elle-même dans la refonte du BTS en la personne de Monique Jany, vice-présidente de la FFMAS (Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat).

2. Les répondants
551 secrétaires et assistants ont répondu à un questionnaire d’une soixantaine de questions.
On notera que l’assistanat demeure une profession encore très féminisée, puisque 2% seulement des répondants sont des hommes.
On notera également une répartition des répondants dans toutes les tailles d’entreprises et tous les secteurs d’activité. C’est d’ailleurs une des caractéristiques de ce métier.