Bien réagir face à une demande urgente

Vous faites souvent l’objet de sollicitations urgentes de votre manager et de l’équipe, alors que votre emploi du temps est déjà bien chargé.

Face à une demande urgente, il n’est pas toujours évident d’avoir le bon réflexe. L’objectif dans ces situations est de préserver à la fois votre organisation du temps et la relation avec votre collègue.

Se renseigner avant de s’engager

Quand on vous demande de prendre en charge une activité d’une certaine importance, le bon réflexe est de chercher à évaluer précisément le besoin de votre solliciteur.

Avant de vous engager, il est important d’obtenir :

• Le délai précis. Pour quelle date, pour quelle heure ? Urgent ne veut rien dire. Toutes les assistantes ont  eu l’expérience d’un travail urgent qu’elles ont retrouvé sur le bureau du      demandeur 3 jours après.
• Le pourquoi du besoin. Qu’est-ce que votre solliciteur compte faire avec ? Après avoir évalué le pourquoi du besoin, vous aurez peut-être une autre solution à lui proposer.
• L’estimation du travail à réaliser.
• L’estimation de la charge de travail que cela représente pour vous.

Faute d’avoir mené cette enquête rapide, vous risquez de vous engager sur un travail que vous ne serez pas en mesure de réaliser dans les délais.

Savoir dire non

Dans certains cas, pour des raisons personnelles ou professionnelles, il vous faut dire non. Comment le faire avec diplomatie et bien faire passer son message ?

Il importe alors de savoir dire non en soignant la forme de ce non et en apportant au demandeur une solution de rechange.

Pour être recevable, la solution de rechange que vous proposez devra tenir compte des contraintes de votre solliciteur. Si elle est irréaliste, elle sera nécessairement rejetée.

Selon les cas, il peut être envisageable de négocier :

• Le délai,
• Le fractionnement du travail : la partie la plus urgente très vite, la suite un peu plus tard,
• Le recours à une autre personne pour réaliser tout ou partie du travail,
• Le degré de finition du travail,
• Etc.

S’appuyer sur sa légitimé à dire non et soigner son expression en évitant les expressions qui minimisent le propos sont des aides précieuses pour s’affirmer.

Pourquoi il est difficile de dire non

Pour beaucoup de personnes, il est difficile de dire non. Il y a plusieurs raisons à cela, en voici quelques-unes :

• La conviction qu’il n’est pas possible de dire non à un supérieur hiérarchique, que c’est se mettre en danger,
• La crainte de ne plus être apprécié si on refuse un travail,
• Le désir d’être à la hauteur et de réussir à tout faire, quel qu’en soit le prix,
• Le fait d’aimer être débordé et de vivre sous pression,
• La croyance qu’il est nécessaire de faire des efforts et qu’il est normal que ce soit difficile,
• Etc.

Une étape importante dans l’affirmation de soi consiste à réfléchir à ses raisons personnelles : « au fond, pourquoi est-ce difficile pour moi de dire non ? »

Anticiper et faire anticiper

Beaucoup de managers ont du mal à prendre en compte le temps qui sera nécessaire à leur assistante pour faire un travail. Ils s’imaginent en toute foi avoir tenu leurs délais quand ils lui confient le travail à la date butoir.

C’est pourquoi il est nécessaire de rappeler la nécessité d’anticiper.

Ne pas attendre de « craquer »

Si vous êtes vraiment débordée par de vraies urgences et si tout est prioritaire, n'attendez pas de ne plus faire face, alertez votre patron. Prenez rendez-vous avec lui. Préparez votre entretien de façon très factuelle avec la liste de vos activités, les dates butoirs, le temps nécessaire et des débuts de solution.

Ecrit par

Christine Harache

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