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"Pouvez-vous rédiger ce rapport ?". La demande est tombée, vous voulez bien faire mais vous ne savez pas trop comment vous y prendre. Voici une méthode en 4 étapes pour être rapide et efficace et répondre à sa demande.
Le rapport permet à son destinataire de prendre la décision d’agir. La rédaction d’un rapport répond dans la plupart des cas à une demande du manager qui a besoin de s’informer sur une question pour prendre une décision.
Toutefois, une ou un assistant.e peut très bien rédiger un rapport de sa propre initiative. C’est une façon très professionnelle de présenter une proposition à son manager (réorganisation ou achat d’un matériel, par exemple).
Il y a différents types de rapports, le plan peut varier en fonction du type de rapport. Toutefois cette méthode proposée s’applique dans tous les cas.
C’est cette première étape qui va guider tout votre travail et circonscrire utilement le champ de votre travail.
Avant de vous lancer dans la rédaction de ce rapport, vous devez avoir la réponse à tous ces questions relatives au destinataire du document.
Les sources d’informations sont nombreuses, tant en interne qu’en externe. Il peut s’agir d’entretiens, de documentations, de notes de lecture, de comptes rendus, etc. Il importe à cette étape d’être exhaustif sans non plus se laisser submerger par les informations.
Sélectionner les informations les plus pertinentes au regard de la demande.
Le rapport est habituellement organisé selon le plan classique : introduction, développement, conclusion.
C'est un plan tout à fait classique. En fonction du type de rapport, le développement pourra être différent, mais l’introduction et la conclusion conserveront le même rôle.
Elle renseigne le destinataire sur l’objet du rapport, sur la cause qui l’a motivé, sur son importance, son intérêt. Elle doit être précise, brève et complète, dire en quelques lignes de quoi il s’agit. On peut être tenté de faire l’impasse sur l’introduction, car elle rappelle des choses qui semblent évidentes. Elle présente pourtant deux avantages. En premier lieu, elle permet de reformuler la demande et donc de s’assurer de la bonne compréhension réciproque. En deuxième lieu, il sera bien utile de se remémorer le contexte si on doit relire le rapport plusieurs mois après.
Il comprend classiquement 3 parties :
Elle n’est pas un résumé du développement. C’est la réponse à la question posée. Elle reprend les recommandations et met en avant la solution préconisée par l’auteur. Elle ne doit pas apporter d’élément nouveau par rapport au développement.
Les règles générales de rédaction des documents s’appliquent aussi aux rapports : phrases courtes, paragraphes bien structurés, vocabulaire compréhensible.
Pour que le rapport soit facile à lire, il est important de soigner la forme :
1. Pour être efficace, il est important de soigner la première étape et donc de bien comprendre la demande. C’est fondamental pour bien y répondre et éviter le hors sujet.
2. Par opposition au compte rendu, l’auteur du rapport prend position et donne son avis.
3. Le rapport est avant tout un document opérationnel. Votre manager doit y trouver rapidement la réponse à la question qu’il se pose. La forme (structure, rédaction et mise en page) a donc toute son importance.
4. Veillez à bien argumenter préconisations et conclusions.
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Opération impossible