Formation - Responsables des Services Généraux

• Un questionnaire de positionnement avant la formation.
• Une vidéo : "Y a pas de quoi !".

PARTIE 1 : Maîtriser les fondamentaux de la fonction (3 jours)

1 - Mettre en place les outils de diagnostic de la fonction

• Lister les activités et prendre la mesure des différents métiers.
• Faire le point des compétences à acquérir et à développer.

2 - Accroître la valeur ajoutée de la fonction

• Mesurer l'impact des évolutions de l'environnement : économique, technique, réglementaire.
• Prendre en compte les enjeux majeurs :
  • les exigences environnementales ;
  • les gisements potentiels d'économie ;
  • les évolutions de l'environnement de travail ;
  • les contraintes règlementaires.

3 - Faire les bons choix avec les prestataires externes

• Évaluer les différents modes d'organisation :
  • organisation en lots séparés ;
  • multi technique ;
  • multi service ;
  • facility management.

4 - Maîtriser la communication des services généraux

• Faire vivre la communication avec les "clients internes".
• Hiérarchiser les difficultés rencontrées avec les clients et traiter les dysfonctionnements.
• Construire une offre de services et responsabiliser les occupants aux bonnes pratiques écoresponsables.
• Maîtriser les règles d'élaboration d'une enquête de satisfaction.
• Exploiter les outils de traçabilité de la relation client.
• Réussir la communication sur un projet.
• Mettre en valeur ses arguments.

5 - Activités à distance

• Pour découvrir un sujet en lien avec votre formation, trois modules e-learning : "Anticiper les risques d'un projet" Partie A / B et "Planifier et tenir ses priorités de la semaine".

PARTIE 2 : Manager l'équipe des services généraux et les prestataires externes (3 jours)

1 - Organiser son management

• Établir le diagnostic des ressources
• Le savoir-faire du manager

2 - Manager les prestataires externes

• Identifier les risques attachés à la sous-traitance.
• Repérer les points clés d’un contrat de prestation.
• Mettre en place les outils de suivi et d'évaluation des prestataires.
• Initier une démarche de plan de progrès.

3 - Manager l’équipe : renforcer l’efficacité des collaborateurs dans le quotidien des services généraux

• Agir sur leurs motivations.
• Renforcer leurs compétences.
• Favoriser la communication au sein de l’équipe.

4 - Se manager

• Développer dès la prise de fonction son efficacité personnelle.
• Favoriser la délégation et se concentrer sur des activités à "valeur ajoutée".

PARTIE 3 : Construire un budget mettant en évidence la performance des services généraux (3 jours)

1 - Identifier les coûts

• Repérer les contraintes économiques de l’entreprise et leurs incidences pour les Services Généraux.
• Identifier ses principaux indicateurs de coûts.
• Utiliser les bases de données externes pour se "benchmarker".

2 - Établir le budget des services généraux

• Structurer et élaborer son budget : définir les objectifs opérationnels :
  • construire son plan d'actions.
• Savoir mettre en valeur son budget.
• Étudier la rentabilité d’un investissement énergétique.

3 - Piloter la performance attendue des services généraux

• Synthèse du cycle, expliciter ses engagements pour améliorer :
  • la qualité de service ;
  • le suivi et l'optimisation des coûts ;
  • la sécurité des personnes et des bâtiments ;
  • l'efficacité de votre plan d'actions environnemental.

• Deux vidéos : "Bien présenter son budget" / "Property Management Immobilier" et un programme de renforcement : "ROI de mon plan d’action".