Formation - Cycle Assistant(e)

PARTIE 1 : Répondre aux sollicitations du manager et de l'équipe et organiser la mise à disposition des informations (2 jours)

1 - Définir les rôles et les missions

• Identifier les compétences clés du métier : savoir, savoir-faire, savoir-être.
• Clarifier la mission et formaliser les différentes activités du poste.
• Questionner sa contribution dans le déploiement de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) au sein de son organisation.

2 - Savoir travailler avec le manager et l'équipe

• Identifier les conditions d'une collaboration réussie.
• Comprendre le mode de fonctionnement du manager et de l'équipe.
• Répondre aux sollicitations et satisfaire les attentes.
• Planifier et organiser les activités de l'équipe.

3 - Gérer les informations et les mettre à disposition

• Connaître les règles d'une organisation de l'information efficace.
• Mettre en œuvre les méthodes d'organisation adaptées, en s'appuyant sur les outils digitaux disponibles dans l'organisation. 
• Définir les règles de conservation des documents, archiver les documents utiles et nettoyer les bases documentaires.
• S'assurer de l'évolutivité des plans de classement, pour rester agile face aux changements de stratégie ou d'organisation.

4 - Activités à distance

• Pour découvrir un sujet en lien avec votre formation, deux modules e-learning : "Assertivité : connaître son profil. Part. A" et "Assertivité : connaître son profil. Part. B".

PARTIE 2 : Maîtriser les écrits professionnels (2 jours)

1 - Courriers et e-mails

• Concevoir et rédiger des écrits structurés.
• Soigner la forme et la présentation des écrits : les règles fondamentales.
• Améliorer son style.

2 - Réaliser des comptes rendus simples

• Prendre des notes pour réaliser des comptes rendus minute.
• Utiliser les outils bureautiques adaptés (OneNote, Outlook, Word, ...) pour faciliter le travail des destinataires : permettre les commentaires, les modifications...
• Structurer et rédiger le compte rendu.

3 - Réussir ses synthèses : notes, bilan, étude de dossiers

• Aborder la synthèse avec méthode.
• Repérer et sélectionner l’essentiel de l’information.
• Restituer l’information utile de façon structurée.
• Focus sur les outils d’automatisation proposés par l’IA
  (Intelligence Artificielle).

4 - Activités à distance

• Pour découvrir un sujet en lien avec votre formation, deux modules e-learning : "Faire le diagnostic de sa gestion du temps" et "Gérer son stress".

PARTIE 3 : Gérer ses priorités et renforcer ses compétences relationnelles (2 jours)

1 - Gérer le temps et les priorités

• Identifier sa relation personnelle au temps et ses sources d'efficacité.
• Définir et gérer les urgences (différence entre urgent et important).
• Planifier avec méthode pour se focaliser sur l'essentiel.

2 - Communiquer efficacement

• Acquérir des attitudes de communication efficaces :
  • écoute active ;
  • reformulation ;
  • questionnement.

3 - Renforcer son aisance relationnelle

• Adopter un langage proactif.
• Renforcer son affirmation de soi.
• Présenter ses idées à l'oral avec impact.

4 - Accueillir un visiteur

• Prendre en charge les visiteurs :
  • Les attitudes adaptées ;
  • Les mots juste pour chaque circonstance.

5 - Activité à distance

• Pour mettre en application les bonnes pratiques et les acquis d’une formation, un module e-learning : "Définir et gérer ses priorités".