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Formation - Spécial Assistant(e)s : Gagner du temps, s'organiser et gérer les priorités

Gestion du temps : 4 talents pour une super-assistante

4,7/5
(59 avis)
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  • Fondamental
  • 4Real
    4REAL© est la nouvelle génération de formations Cegos : des parcours mixtes, individualisables, axés sur la transposition en situation de travail pour plus de performance
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PRESENTIEL OU CLASSE A DISTANCE
Durée
2 jours (14 heures)
activités à distance
Prix 2024
1 390,00 €  HT
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4 135,00€ HT
Prix pour un groupe de 12 personnes max
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Les assistant(e)s overbooké(e)s, stressé(e)s, ont souvent l'impression que le temps leur échappe voire qu'ils(elles) n'ont pas géré leurs priorités. Si ces situations leurs sont familières, cette formation leur permettra de retrouver la maîtrise de leur fonction d'assistant(e) super-lucide, super-efficace et super-organisé(e).

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Pour qui ?

A qui s'adresse cette formation ?

Pour qui

  • Secrétaire, assistant(e).
  • Assistant(e) de direction, Assistant(e) de direction générale.
  • Office manager.
  • Toute personne contribuant au support à l'action managériale : coordinateur, facilitateur.

Prérequis

  • Aucun.
Programme

Le programme de la formation

Avant
  • Une vidéo : "La montre et la boussole" pour adopter un nouvel angle de vue.
  • Un questionnaire de positionnement avant la formation, un premier outil pour gagner du temps dans la gestion de mes mails.
Pendant - En groupe

1 - Faire le diagnostic de sa gestion du temps : l'assistant(e) super-lucide

  • Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps.
  • Évaluer les risques d’éparpillement liés au poste d'assistant(e).
  • Identifier ses sources d’inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles.
  • Évaluer ses marges de manœuvre.
Mise en situation

Exercice collectif : produire un livrable dans un temps limité en contexte de sollicitations.

2 - Gérer ses priorités : l'assistant(e) super-efficace

  • Clarifier les attentes du manager et de l'équipe.
  • Identifier les priorités de sa fonction d'assistant(e) pour une réelle valeur ajoutée.
  • Distinguer l'urgence de l'importance et bâtir sa matrice des priorités.
Mise en situation

Exercice d'application : démêler les priorités d'une liste chargée.

3 - Appliquer les méthodes et outils de la gestion du temps : l'assistant(e) super-organisé(e)

  • Maîtriser les 5 leviers d'une organisation efficace.
  • Utiliser la méthode LIMITER pour faire l'essentiel en cas de surcharge.
  • Exploiter les ressources de la messagerie et de l'agenda électronique.
  • Créer ses propres outils pour organiser efficacement son travail d'assistant(e).
Mise en situation

Exercice d'application : trouver des solutions concrètes pour optimiser son emploi du temps.

4 - Gérer son temps en relation avec le manager et l'équipe : l'assistant(e) super-affirmé(e)

  • Faciliter l'accès aux informations pour favoriser l'autonomie de l'équipe.
  • Gérer les imprévus, les interruptions et savoir dire non lorsque c'est nécessaire.
  • Proposer de manière diplomatique des règles de fonctionnement efficaces pour tous.
Mise en situation

Simulations : proposer des solutions d'organisation pérennes à son entourage.

Après - Mise en œuvre en situation de travail
  • Un module e-learning : "Gestion du temps : savoir dire non aux sollicitations importunes".
  • Un module d'entraînement : "Se libérer de la surcharge de travail".
Objectifs

Les objectifs de la formation

  • Optimiser son organisation.
  • Privilégier les tâches essentielles de sa fonction.
  • Gérer les priorités et les imprévus.
  • Tirer le meilleur parti des outils.
  • S'affirmer pour mieux s'organiser.
Evaluation

Evaluation

  • Évaluation des compétences acquises via un questionnaire en ligne intégrant des mises en situation.
Points forts

Les points forts de la formation

  • 4REAL© est la nouvelle génération de formations Cegos.
  • Le + digital : des modules d'entraînement pour m'exercer à gérer les sollicitations en préservant mes priorités. Des outils simples à partager avec mon entourage professionnel. Une activité personnalisée à mes enjeux permettant de transposer en situation de travail.

Qualité des formations

Cegos est certifié Iso 9001 et Qualiopi.
En savoir plus

Financement

Les solutions de financement

OPCO et financement de la formation

Les opérateurs de compétences (OPCO, ex-OPCA) travaillent avec Cegos depuis de nombreuses années. Leurs missions évoluent depuis janvier 2019 grâce à la loi "Avenir professionnel". Toutefois, plusieurs dispositifs de financement sont accessibles selon les critères de prise en charge de chaque OPCO.

Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.

En savoir plus sur les OPCO.

Reviews

Les avis de nos clients sur la formation

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Sessions

Mise à jour le 04/11/2024
  • 1 390,00 € HT
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Les avantages CEGOS

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formés chaque année

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Il est possible que, pour des raisons pédagogiques, nous estimions que la session ne peut-être maintenue, nous vous proposerons alors de vous reporter sur une autre date à distance ou dans une ville proche.

Habilitation consultants
formateurs

Les 1000 formateurs Cegos sont recrutés, formés et supervisés selon un processus Qualité d'habilitation spécifique. Trois éléments clés :


  • Expertise dans un métier, un domaine professionnel
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Résultat : 9,3/10 en note pédagogique. La référence sur le marché !

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