Formation - Cycle Office Manager

• Un questionnaire de positionnement avant la formation.

PARTIE 1 : Acquérir les compétences clés du métier d'Office Manager (3 jours)

1 - Définir son rôle et ses missions d’Office Manager

• La fonction d'ensemble d'Office Manager : déterminer son positionnement et ses spécificités.
• Les enjeux et les attentes de l’entreprise vis-à-vis de l’Office Manager.
• Les impacts du développement durable et de la RSE.

2 - Accompagner le changement

• Les mécanismes du changement : identifier les phases, définir les origines, lever les freins et les résistances.
• Les contributions de l'Office Manager à la conduite du changement : anticiper les changements, soutenir la motivation, appliquer les principes qui aident au changement.

3 - Animer et manager

• Les bases du management : définir les règles et fixer les objectifs.
• Les styles de management : cerner les différents styles de management et identifier le sien.
• Les styles d'animation : développer des attitudes collaboratives et mettre en place les outils de l'intelligence collective.
• Les situations délicates : gérer les tensions et les résistances des collaborateurs.

4 - Acquérir les fondamentaux du management de projet

• Les bases de la gestion de projet : identifier les acteurs d'un projet, rédiger ou superviser le cahier des charges.
• L'organisation : analyser les besoins, décrire les tâches et planifier le projet.

5 - Accompagner la transformation digitale

• Les outils digitaux : s'approprier la culture digitale, connaître et identifier la valeur ajoutée des outils digitaux.
• Intégrer les potentiels de l'Intelligence Artificielle : 
  • dans quel cadre l'utiliser,
  • les précautions à prendre.
• L'accompagnement des collaborateurs : évaluer son rôle pour guider l'équipe, repérer les obstacles, élaborer une charte d'utilisation.

6 - Activités à distance

• Une vidéo : "LA RSE, c'est quoi ?" et deux modules e-learning : "Les styles de management" / "Susciter et entretenir la motivation".

PARTIE 2 : Gérer le personnel et les ressources humaines (3 jours)

1 - Positionner la fonction RH de l'Office Manager

• La fonction RH : identifier les missions, connaître les problématiques RH, identifier ses rôles en tant qu'Office Manager.
• Les sources de droits applicables : identifier les sources de documentation indispensables au rôle RH.

2 - Maîtriser les étapes clés du recrutement

• La définition de fonction : élaborer une étude de poste et rédiger une définition de fonction.
• L'offre d'emploi : rédiger une annonce (presse ou réseaux).
• La sélection des candidat(e)s : repérer les potentiels, détecter les compétences et mettre en œuvre une méthode de sélection.
• L'entretien de recrutement : poser les questions adéquates selon leurs utilités, mener un entretien de recrutement permettant de faire le meilleur choix possible.

3 - Développer les compétences : la formation

• La formation professionnelle : connaître les points clés et le cadre légal, s'approprier les différents dispositifs (bilan de compétences, CPF, …).
• La mise en œuvre de la formation : analyser un besoin, mettre en œuvre des solutions adaptées, suivre la formation.

4 - Maîtriser les aspects légaux de la gestion du personnel

• Les contrats : connaître les règles en matière de contrat de travail (indéterminé, déterminé, à temps partiel, contrats aidés, intérims).
• Les temps de travail et les absences : gérer les temps de travail (durée, législation).
• Les congés : comprendre les mécanismes, appliquer les règles, décompter les prises de congés

5 - Activités à distance

• Deux modules e-learning : "Manager le changement : la stratégie des alliés" Partie A et B.

PARTIE 3 : Développer ses compétences en comptabilité et gestion (2 jours)

1 - S'approprier l'essentiel de la comptabilité

• Le rôle et le fonctionnement de la comptabilité en entreprise.
• Les états financiers : s'approprier un bilan (les différents postes), cerner le compte de résultat.
• Les opérations courantes : comptabiliser les achats et les ventes (factures, avoirs, TVA).
• L'essentiel de l'analyse financière : les principaux ratios.

2 - Mettre en œuvre l'essentiel de la gestion

• Le contrôle de gestion : comprendre les données de l'entreprise, analyser ces données.
• L'élaboration d'un budget et le suivi budgétaire : faire les prévisions, collecter les informations, utiliser des outils d'élaboration et de suivi de budget.

• Un ensemble d'activités personnalisées au choix :
  • Planifier et tenir ses priorités de la semaine
  • Se libérer de la surcharge de travail
  • Influence et persuasion : obtenir l'adhésion de vos interlocuteurs
  • Accompagner les transformations avec l'approche "Test and learn"